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Registrierkassenpflicht: ein Überblick

16.12.2015

Für Unternehmen mit einem Jahresumsatz ab € 15.000,- und Barumsätzen (Bargeld, Bankomat-/Kreditkarte, Gutscheine, paypal, etc.) über € 7.500,- im Jahr besteht ab 1.1.2016 eine Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse zur Erfassung der Einnahmen.

Das betrifft nicht nur Händler, Friseure, Fußpfleger, etc. – sondern auch Ärzte, Psychologen, Steuerberater und z. B. Installateure – wenn obige Voraussetzungen erfüllt sind.

Neue Pflichten:

Ab 1.1.2016:  

  • Einzelaufzeichnung der Geschäftsfälle – jede Bewegung muss einzeln erfasst werden
  • Belegerteilung (Papier-Bon oder elektronischer Beleg, z.B. QR-Code) für JEDE Einnahme
  • Registrierkasse

Ab 1.7.2016:

  • Möglichkeit der Kassenanmeldung in FINON (Finanz-Online), sobald die Kasse eine Sicherheitseinrichtung hat. Das Sicherheitszertifikat (z.B. A-Trust) muss über FINON gemeldet werden – das Finanzamt will jede Kasse einer Steuernummer zuordnen können.

Ab 1.1.2017:

  • Die Kasse MUSS eine technische Sicherheitseinrichtung haben und spätestens am 01.01.2017 über FINON angemeldet sein.

Erleichterungen:

  • Mobile Gruppen: für außerhalb des Betriebsortes beim Leistungsempfänger erbrachte Lieferungen oder Leistungen " händische Belegerteilungspflicht. Umsätze sind nach Rückkehr an Betriebsort ohne unnötigen Aufschub in der Registrierkasse zu erfassen, Durchschrift des Beleges ist mit dem Kassenbeleg aufzubewahren. Wird gelten für mobile Friseure, Masseure, Tierärzte, Ärzte, etc. – und jeden, der vor Ort beim Kunden kassiert.
  • „Kalte Hände-Regelung“: Keine Einzelaufzeichnungs-Belegerteilungs-  und Registrierkassenpflicht bis Jahresumsatz max. € 30.000,- brutto! Gilt, wenn von Haus zu Haus, auf öffentlichen Plätzen, jedoch nicht in Verbindung mit fest umschlossenen Räumen, verkauft wird.

Was sollte man beim Kauf einer Registrierkasse beachten:

  • Branchenlösungen suchen, die oft einen Mehrwert bieten (Produkte sind angelegt, Materialwirtschaft, Kontrolle, etc.)
  • Der Hersteller muss Softwareversionsnummer, Handbücher, Bedienungsanleitung, Konfigurationsanleitung, Einrichtungsprotokolle und sonstige Organisationsunterlagen zur Verfügung stellen, die aufzubewahren und jederzeit vorzeigbar sein müssen.
  • Elektronische Exportmöglichkeit der Daten lt. BAO (Bundesabgabenordnung) ist verpflichtend und muss gewährleistet sein, elektronische Archivierung – d.h. nichts löschen, Sicherung der Daten mindestens vierteljährlich, wenn nicht sowieso laufend
  • Die Kasse muss mit Manipulationsschutz und Sicherheitseinrichtung ausgestattet sein (ab 01.01.2017)
    entweder Online Kassensystem
    oder Nachrüstbarkeit mit Chipkarte und Kartenlesegerät

Grundsätzlich empfehlen Experten Online- bzw. auch Cloud-Lösungen. Diese können für kleinere Anwendungen sogar auf einem Tablett oder Smartphone untergebracht werden (Apps).

Wichtig ist auch Arbeitsanweisungen an die Mitarbeiter zu haben und zu dokumentieren. Wir entwickeln das gerne mit Ihnen maßgeschneidert für Ihr Unternehmen.

Was muss man tun?

Je nachdem, ob Sie schon eine Registrierkasse haben oder eine solche erst kaufen müssen, ist zu beachten:

  • Am 01.01.2016 muss eine Registrierkasse vorhanden sein
  • Am 01.01.2017 muss diese eine Sicherheitseinrichtung haben und bei FINON angemeldet sein.
  • Wer noch keine Kasse hat, muss sich rasch erkundigen und eine besorgen und dabei darauf achten, dass diese spätestens bis 31.12.2016 mit einer Sicherheitseinrichtung ausgerüstet werden kann. Darüber sollte jeder seriöse Händler Bescheid wissen.
  • Wer bereits eine Kasse besitzt, sollte sich mit dem Hersteller in Verbindung setzen, ob die Kasse in geeigneter Weise bis 31.12.16 nachgerüstet werden kann, oder ob man eine neue kaufen muss.

Die vielfach erforderlich werdende Anschaffung einer Registrierkasse bzw. eines elektronischen Kassensystems soll wie folgt steuerlich unterstützt werden:

  1. Anschaffungskosten bis € 2.000,- können sofort abgesetzt werden (vorzeitige Abschreibung).
  2. Es soll eine Anschaffungsprämie von € 200,- (steuerfrei?) gewährt werden.

Problematisch könnte es für jene Unternehmen werden, die in den letzten Jahren nicht alle Umsätze steuerlich angegeben haben. Kommt es nämlich im Jahr 2016 und danach zu einem sprunghaften Anstieg der Umsätze, so ist mit einer Überprüfung der letzten Jahre durch die Finanzverwaltung zu rechnen. In diesem Fall könnte eine Selbstanzeige empfehlenswert sein.

Natürlich können diese sprunghaften Umsatzsteigerungen z.B. auch auf getätigte Investitionen, Preiserhöhungen einzelner Produkte bzw. Dienstleistungen oder erhöhte Werbemaßnahmen zurückzuführen sein.

Rat & Tat-Steuerberater, Kanzlei Jupiter
www.jupiter.co.at

Dr. Michael Kowarik 
www.kowarik.at

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