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Die Zukunft ist online

21.07.2014

Bereits gelebte Praxis oder doch ein Stolperstein für ­Auftragnehmer? Wenn man weiß, wie’s geht, kann die E-Vergabe viele Vorteile bringen

 

Ob man will oder nicht – ab 2018 ist die elektronische Vergabe EU-weit endgültig Pflicht. Bis spätestens April 2017 müssen zentrale Beschaffungsstellen ihre Ausschreibungen auf ein elektronisches System umgestellt haben. Und bis Oktober 2018 müssen schließlich alle öffentlichen Auftraggeber die EU-Richtlinien zur elektronischen Vergabe in nationales Recht umzusetzen.

Damit Auftraggeber und -nehmer die komfortable Übergangsfrist von 54 Monaten aber nicht völlig verschlafen, bieten auf Vergabe­recht spezialisierte Rechtsanwaltskanzleien und Plattformen Schulungen, Workshops und Seminare an. Das Interesse daran ist groß, allerdings eher auf Auftraggeberseite und speziell bei der öffent­lichen Hand. „Private Auftraggeber und Auftragnehmer machen nur einen Bruchteil der Teilnehmer aus“, berichten sowohl Vergabeexperte Stephan Heid als auch der Geschäftsführer des Auftragnehmerkatasters Österreich (Ankö) Alfred Jöchlinger von ihren Erfahrungen. Große Probleme erwartet man bei der Umstellung jedoch nicht. Auftraggeber wie ÖBB und Asfinag setzen schon seit Jahren erfolgreich auf den elektronischen Weg. Die Erfahrungen sind durchwegs positiv. Kosteneinsparungen, eine signifikante Reduzierung der Rechtsstreitigkeiten sowie kürzere Vergabeverfahren sind die offensichtlichsten Vorteile. Laut Schätzungen der Weltbank können durch die E-Vergabe Einsparungen sogar von bis zu 13,5 Prozent der Beschaffungskosten erzielt werden.

Auftragnehmer profitieren

Auch für Unternehmer soll die E-Vergabe die Angebotslegung deutlich erleichtern und vor allem auch transparent gestalten. Dank gespeicherter Suchprofile landen passende Ausschreibungen z. B. direkt im E-Mail-Postfach. Fehler, die sich bei der manuellen Übertragung der Daten gern einschleichen, können deutlich reduziert werden. Auch der zeitlich manchmal unberechenbare Postweg entfällt durch die elektronische Übermittlung. 
Ganz ohne Vorbereitung geht es allerdings nicht. Auftragnehmer sollten sich mit Vergabeportalen vertraut machen und, um auf eventuelle technische Probleme reagieren zu können, das elektronische Angebot mindestens einen Tag vor Ablauf der Angebotsfrist abgeben. „Die Botschaft lautet, die E-Vergabe kommt, fürchtet euch nicht, aber bereitet euch rechtzeitig da­rauf vor“, fasst Matthias Öhler, Partner der Rechtsanwaltskanzlei Schramm Öhler, die Materie zusammen.
Auch Stephan Heid sieht dem Ende der Übergangsfrist entspannt entgegen. Wenngleich er feststellen muss: „Die Betrachtungszeiträume in der Baubranche sind im Vergleich zu anderen Branchen exorbitant lang. Wo die Baubranche für einen Gesinnungswandel zehn Jahre braucht, schafft das die IT-Branche in einem Jahr.“ Die größte Umstellung für die Bieter sei, dass das Angebot elektronisch mit einer sicheren, verschlüsselten Signatur übergeben werden muss. Hier zeigen aber die Erfahrungswerte aus den derzeit bereits im Einsatz befindlichen Softwaresystemen, dass dies auch für kleine und Einzelunternehmen kein Stolperstein ist. „Software- und Plattformanbieter sind außerdem sehr interessiert daran, von sich aus proaktiv den Markt zu schulen, entsprechende Hotlines zur Verfügung zu stellen und Anlaufschwierigkeiten zu meistern“, so Heid.
Auch die Steiermärkische Landesregierung schreibt seit 2012 rein elektronisch aus. „Dabei hat sich gezeigt, dass der Bieterkreis mehr oder weniger derselbe ist wie bei der herkömmlichen Ausschreibung“, so Brigitte Holzmann. Von Problemen auf Bieterseite bei der Umstellung auf das E-Angebot sei ihr nichts bekannt.

Unsicherheiten bei der Signatur

Wenn es Schwierigkeiten oder Fragen gibt, beziehen sich diese meistens auf das Thema der rechtsgültigen Unterschrift bei der elektronischen Angebotsabgabe. Ein Angebot zu unterfertigen ist dabei mittels Signaturkarte oder Handysignatur möglich. Laut Öhler bleibt die Rechtslage in Sachen rechtsgültiger Unterschrift aber auch bei der E-Vergabe unverändert. Wer ein Angebot unterschreiben kann, bestimmt letztlich die Bieterfirma intern. Hier gibt es künftig aber einen Vorteil: Bei der Signatur über Bürgerkarte oder Handy lässt sich die unterschreibende Person immer identifizieren. Das ist bei unleserlichen Unterschriften nicht der Fall. Sollten Probleme auftreten, geben Vergabeplattformen wie der Ankö auch Support.
Viele Köche verderben den Brei?
Für Auftraggeber stellt sich mitunter die Qual der Wahl, denn sie müssen sich entscheiden, welche E-Vergabeplattform sie nutzen. Zu den Vorreitern gehört Vemap. Der Anbieter versorgt den Markt mit Beschaffungslösungen für öffentliche Organisationen nach dem BVergG. Auch Asfinag und ÖBB setzen bereits seit Jahren auf E-Vergabe. Die Plattform stellt Ava-Online zur Verfügung. Der Ankö bietet die E-Vergabe ebenfalls bereits seit vier Jahren an und konnte bis dato Projekte mit mehr als 600 teilnehmenden Unternehmen abwickeln. Weitere Anbieter sind z. B. www.infodienst-ausschreibungen.at, die RIB Software AG mit dem E-Vergabesystem Arriba.net oder auch die webbasierten Lösungen der Hersteller Healy Hudson oder Cosinex.
Die Vielzahl an Systemen bedeutet für Anbieter aber nicht unbedingt eine Erleichterung. Mehr als 40 Prozent der Bauzeitung-Leser wünschen sich österreichweit nur ein einziges System. Auch Ankö-Geschäftsführer Alfred Jöchlinger weiß um dieses Problem: „Die vielen unterschiedlichen Zugänge und Registrierungen erschweren den Anbietern die Angebotslegung bzw. machen sie deutlich umständlicher. Das ist natürlich nicht Sinn der Sache. Die Problematik wird auch unter den Plattformherstellern diskutiert – eine Lösung ist allerdings mittelfristig nicht in Sicht.“

 

Tipps

Erfolgreiche E-Vergabe? 
So geht’s:

  • Benötigte Hard-/Software: internetfähigen Windows-PC u. Internetanschluss, Vergabeportal, elektronische Signatur.
  • Informieren Sie sich im Vorfeld über das E-Vergabe-System des AG! (Stichwort: Signatur)
  •  Reichen Sie das Angebot nicht erst in der letzten Minute ein! (Optimal: zwei Tage vor Fristablauf)
  • Verständigen Sie bei Fehlfunktionen den AG und Plattformbetreiber sofort und nachweislich!
  •  Laden Sie Ihr Angebot selbst herunter und überprüfen Sie es zur Sicherheit.
  •  Bei Fehlern in der Angebotslegung uploaden Sie ein berichtigtes Angebot oder widerrufen Sie im Extremfall.

 

Autor/in:
Redaktion Bauzeitung
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