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Zentrale  Controlling- Funktionen ermöglichen rechtzeitiges Gegensteuern.Kalkulation und Angebots­erstellung gehören zu den zentralen Funktionen und werden durch ­zahlreiche ­Automatismen unterstützt.Die parallel mitlaufende Nach­kalkulation zeigt, wie groß  Abweichungen sind.Zentrale  Controlling- Funktionen ermöglichen rechtzeitiges Gegensteuern.Kalkulation und Angebots­erstellung gehören zu den zentralen Funktionen und werden durch ­zahlreiche ­Automatismen unterstützt.Die parallel mitlaufende Nach­kalkulation zeigt, wie groß  Abweichungen sind.

ERP-Software: nichts für Plug & Play

11.04.2014

ERP-Software für Planung und Kontrolle von Unternehmensressourcen sorgt dafür, dass im Unternehmen administrativ und wirtschaftlich alles rund läuft. Doch man sollte bei der Auswahl und Einführung einiges beachten. 

Wie viele Stunden verwenden Sie für die Kalkulation, Angebots- und Rechnungserstellung, die Mitarbeitereinsatzplanung oder die Kontrolle von Baustellen- und Unternehmensdaten? Zu viele? Dann nutzen Sie entweder noch nicht die Vorteile von Enterprise-Resource-Planning-(ERP)-Software – oder sie ist nicht optimal auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten. Werden Aufmaße, Kalkulationen, Angebote, Rechnungen oder Soll/Ist-Vergleiche in mühevoller Kleinarbeit mit Taschenrechner und Office-Programmen erstellt, braucht man länger und macht Fehler. Das geht auch anders – so versprechen es zumindest die Anbieter branchenspezifischer Softwarelösungen für das Bauhaupt- und die Baunebengewerbe. Doch bevor ERP-Software zu einem effektiven, produktiven Werkzeug im Unternehmen wird, muss sie mit Stammdaten gefüttert, konfiguriert und den individuellen Bedürfnissen angepasst werden.

Projekt-, Unternehmens- und Ressourcenplanung
ERP-Software dient der Planung und Kontrolle von Unternehmensressourcen, der Steuerung und Optimierung von Projekt- und Betriebsabläufen sowie der Verbesserung der internen Kommunikation. Wichtige Funktionsbereiche von ERP-Programmen beinhalten kaufmännische, technische und verwaltende Prozesse rund um die Auftragsverwaltung – von der Ausschreibung und Kalkulation, über die Angebotserstellung, bis zur Abrechnung. Darum herum gruppieren sich Funktionen und Module für die Materialwirtschaft, die Baustellen- und Mitarbeitereinsatzplanung, das Finanz- und Rechnungswesen, das betriebliche Controlling etc. Während einfache ERP-Branchenprogramme für kleine und mittelständische Betriebe sich auf diese Kernbereiche konzentrieren, beinhalten umfassende ERP-Komplettlösungen auch das Dokumentenmanagement (DMS), Kundenbeziehungsmanagement (CRM) oder die Personal-, Fahrzeug- und Gerätewirtschaft. Der Vorteil dieser aus mehreren inei­nandergreifenden Modulen bestehenden Softwarelösungen ist, dass man einmal erfasste Daten mehrfach und vielfältig nutzen kann. 
ERP-Programme minimieren den Zeitaufwand für den täglichen „Bürokram“, bieten eine schnelle Übersicht über wichtige Betriebsdaten und beschleunigen Routinearbeiten. Sie vermeiden unnötige Tätigkeiten und potenzielle Fehlerquellen wie die Mehrfacherfassung von Daten, senken Kosten für administrative Tätigkeiten, sodass verschiedenen Untersuchungen zufolge Zeit- und Kosteneinsparungen von bis zu 40 Prozent erzielt werden können.

Sicher kalkulieren, anbieten und mehr 
Die Kalkulation und Angebotserstellung gehört zu den Basisfunktionen von Branchenprogrammen, weshalb diese für die Akquisition von Neukunden wichtigen Bereiche durch zahlreiche Funktionen und Automatismen vielfältig unterstützt werden. Grundlage für eine rationelle und transparente Kalkulation ist eine bauspezifische, individuell erweiterbare Leistungs- und Materialdatenbank mit allen für eine Kalkulation und Angebotserstellung relevanten technischen und kaufmännischen Informationen. 

Werden Einkaufspreise und Aufschläge für Materialien und Arbeitsleistungen übersichtlich aufgelistet sowie Gewinnmargen in Prozent und Euro dargestellt, sieht man auf Anhieb, wie viel Gewinn an den einzelnen Positionen und am gesamten Auftrag erzielt werden kann. Wünscht der Kunde eine getrennte Aufstellung von Lohn- und Materialkosten für das Finanzamt, erstellt die Software ein Angebot mit der gewünschten Aufschlüsselung. Immer wiederkehrende Kalkulationen lassen sich inklusive Beschreibungen, Bildern und Preisen abspeichern. Wird das fertige Angebot postalisch versandt, gefaxt oder als PDF-Anhang per E-Mail versandt, setzt die Software diesen Vorgang automatisch auf die Wiedervorlageliste. Auf diese Weise vergisst man nicht, nach ein paar Tagen nachzuhaken. 

Da Kalkulationssoftware in der Regel Teil einer umfassenden kaufmännischen respektive ERP-Branchenlösung ist, ergeben sich viele Rationalisierungs- und Kontrollmöglichkeiten: Werden über die stationäre und mobile Stundenerfassung alle geleisteten Stunden den Aufträgen zugewiesen, hat man jederzeit den Überblick, ob die kalkulierten Stunden mit den tatsächlich geleisteten übereinstimmen. Die parallel mitlaufende Nachkalkulation zeigt, ob die Vorkalkulation im grünen oder im roten Bereich liegt und wie groß die Abweichungen sind (Soll/Ist-Vergleich). Das ermöglicht einerseits ein rechtzeitiges Gegensteuern, andererseits gewinnt man eine größere Sicherheit bei der Angebotserstellung, da die kalkulierten Zeitwerte sich den tatsächlichen Werten stetig annähern.

Was kann ERP-Branchensoftware sonst noch?
Grundsätzlich lassen sich mit Branchenprogrammen kaufmännische Prozesse – von der Ausschreibung und Kalkulation über die Angebotserstellung bis zur Abrechnung – abarbeiten, verwalten und auswerten. Welche Funktionen die Software im Einzelnen bietet, hängt vom jeweiligen Programmkonzept ab. Da Programme in der Regel modular aufgebaut sind, lassen sich teilweise auch individuelle Lösungen zuschneiden. Ist später eine Funktionserweiterung fällig, werden einfach die benötigten Module hinzugekauft. 

Modularität kann aber auch ein Nachteil sein, wenn etwa wichtige Funktionen bei einem Komplett­paket bereits enthalten, bei einer modularen Lösung dagegen teuer hinzugekauft werden müssen. Zu den Standardfunktionen sollten deshalb die Stammdatenverwaltung von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Geräten und Material, die Auftragsabwicklung für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Aufmaßen, Teil- und Schlussrechnungen etc. gehören. Die Themen Bankgarantie und Darlehensverwaltung sollten ebenso abgebildet werden wie die Eingangsrechnungskontrolle von Subunternehmen. 

Von zentraler Bedeutung ist die Betriebssteuerung, in der alle Informationen an einer Stelle zusammenlaufen, betriebswirtschaftliche Daten nach freien Selektionen ausgewertet und Kennzahlen ermittelt werden. Die Vor- und Nachkalkulation macht das Kalku­lieren von Angeboten sicherer und ermöglicht einen schnelleren Soll/Ist-Vergleich. 

Weitere wichtige Grundfunktionen sind das mobile Aufmaß, die stationäre und mobile Zeiterfassung, eine Offene-Posten-Verwaltung, das Mahnwesen, diverse Schnittstellen wie ÖNorm, Datanorm, Datev, GAEB oder Fibu für den digitalen Datenaustausch mit Kunden, Projektpartnern und Lieferanten oder mit dem jeweiligen im Büro eingesetzten Lohnprogramm. Hinzu kommen bauspezifische Funktionen wie z. B. eine speziell auf diese Bereiche zugeschnittene Artikeldatenbank, Schnittstellen zu AVA- oder zu mobilen Anwendungen.

Worauf sollte man bei der Auswahl achten?
Wichtig ist das Softwarekonzept: Handelt es sich um eine ausschließlich auf Bauunternehmen zugeschnittene Software oder um eine allgemeine kaufmännische Software mit einem bauspezifischen Aufsatz? Konzentriert der Hersteller seine Kapazitäten ausschließlich auf die Bedürfnisse von Unternehmen des Bauhauptgewerbes, kann das im Hinblick auf Materialkataloge, die Funktionstiefe und Praxisnähe von Vorteil sein. Ist die Software netzwerkfähig, können damit auch mehrere Mitarbeiter mit zuvor definierten Rechten Projekt- und Betriebsdaten bearbeiten. Bei den Adressdaten sollten Informationen wie Name, Adresse, Ansprechpartner, alle Kommunikationsdaten, Zahlungsbedingungen etc. erfasst werden, denn auch diese Daten bilden die Basis für Angebote, Rechnungen etc. Die Artikelverwaltung sollte eine möglichst umfangreiche Datenbank mit hochbauspezifischen Artikeln enthalten – inklusive Kurztext, Langtext, Berechnungseinheit, Einkaufspreis, Rabatten, Zuschlägen etc. Aus dem Angebot sollten automatisch neben Bauteilstücklisten auch Material- und Versandsortlisten generiert werden. Bei der Nachkalkulation sollten Positionen aus der Vorkalkulation automatisch übernommen und alle anfallenden Material-, Lohn- und sonstigen Kostenpositionen erfasst werden können. 

Im Idealfall sollten diese Daten automatisch aus einer digitalen Zeiterfassung bzw. dem Bestellwesen einfließen. Soll- und Ist-Kosten sollten übersichtlich miteinander verglichen werden können. Angesichts der aktuellen Zahlungsmoral ist eine Offene-Posten-Verwaltung immer wichtiger. Überfällige Rechnungen sollten automatisch in das Mahnwesen übernommen und Mahnschreiben automatisch erstellt werden. Schnittstellen ermöglichen den schnellen und einfachen Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten, Projektpartnern etc.

Drum prüfe, wer sich (ewig) bindet
Da man mit dem Anbieter eine längerfristige Beziehung eingeht, sollte man sich auch diesen genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Betriebe setzten die Software bereits ein? Welcher Support wird geboten? Sitzt ein Händler/Betreuer in meiner Nähe, und wie kompetent ist dieser? Vor dem Kauf sollte man neben den Investitionskosten (zwischen 500 und 5.000 Euro, je nach Ausbaustufe) auch an die Folgekosten denken: Was kosten Updates/Upgrades bzw. ein Softwareservicevertrag jährlich (in der Regel zwischen zehn und 15 Prozent des aktuellen Software-Listenpreises)? Welche Alternativen zur Telefonhotline werden angeboten (Fax/E-Mail, FAQ-Onlinerubrik, Onlinefernwartung etc.)? Wie groß ist der Einarbeitungsaufwand? Werden Individual- oder Gruppen-Schulungen angeboten, und was kosten diese (in der Regel zwischen 250 und 500 Euro pro Tag und Person)?

Auswahl setzt Sorgfalt und Zeit voraus
Nicht alle ERP-Programme eignen sich für jeden Einsatzbereich, weshalb die Programmauswahl eine besondere Sorgfalt voraussetzt. Deshalb sollte man sein Anforderungsprofil hinterfragen und ein Pflichtenheft zusammenstellen, anhand dessen man die verschiedenen Lösungen „abklopft“. 
Nicht unterschätzen sollte man den zeitlichen Aufwand bei der anschließenden Einführung. Kaufmännische Branchensoftware sollte an vorhandene Strukturen angepasst werden. Neben der Softwareeinarbeitung ist die Einstiegsphase deshalb vor allem von einer individuellen Softwareanpassung geprägt. Kalkulationen, Angebote, Berichte oder Auswertungen müssen adaptiert oder Arbeitsprozesse synchronisiert werden. Dabei sollte man übrigens auch die Chance wahrnehmen, eigene, eingefahrene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls gemeinsam mit dem Softwarehändler zu optimieren. Dieser Prozess kann inklusive einer eventuellen Übernahme von Stamm- und Projektdaten bei einem Softwareumstieg, mehrere Wochen in Anspruch nehmen. Das sollte man bei der Softwareeinführung sowohl in Bezug auf die Zeitplanung als auch auf die Kostenkalkulation berücksichtigen.


Info
ERP- oder Office-Lösung
Immer noch kommen in den Unternehmen Office-Lösungen zum Einsatz. Doch daraus resultieren viele Nachteile: ERP-Branchensoftware basiert auf einer zentralen Datenbank. Gegenüber einer Tabellenkalkulation etc. hat dies viele Vorteile: Die Daten sind eindeutig, konsistent, lassen sich in der Regel von mehreren Anwendern bearbeiten und können in Sekundenschnelle nach diversen Kriterien ausgewertet werden. Außerdem besteht ERP-Software aus mehreren ineinandergreifenden Modulen, die sich individuell zusammenstellen lassen. Einmal erfasste Daten werden vielfältig und effizient genutzt. Projektauswertungen und Unternehmenskennzahlen gibt es jederzeit auf Knopfdruck.

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