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Bewerbungen im Schatten der DSGVO

10.01.2019

Sie haben eine Bewerbung erhalten? In Zeiten des Fachkräftemangels eigentlich ein erfreuliches Ereignis. Durch die neuen DSGVO-Vorschriften kann das aber auch für gehörigen Ärger sorgen.

Die EU-weite Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) soll die Verarbeitung personenbezogener Daten durch private Unternehmen und öffentliche Stellen unionsweit vereinheitlichten. Es ist viel berichtet worden. Ein wesentlicher Punkt kam medial allerdings kaum vor. Wie wirkt sich die DSGVO auf Bewerbungen aus? Das Elektrojournal hat sich für Sie schlau gemacht und fasst wesentliche Punkte zusammen.

1. Eine Bewerbung trudelt in Ihrem Betrieb per Mail ein. Wie müssen Sie mit den ­Lebensläufen umgehen?

Lebensläufe sind personenbezogene Datensätze im Sinne der DSGVO. Das bedeutet, Sie haben diese Art der Datenverarbeitung im Verarbeitungsverzeichnis zu protokollieren und Sicherheitsmaßnahmen zu implementieren. Es gibt keine Sondervorschriften für diese Art der Datenverarbeitung.

Tipp: Sinnvoll ist es, eine gesonderte E-Mail-Adresse für Bewerbungen einzurichten und kein allgemeines Postfach zu nutzen. Denn wenn mehrere Personen auf die Daten der Bewerber Zugriff haben, besteht das Risiko, dass sich nicht alle an die Vorschriften der DSGVO halten.

2. Was mache ich mit den ­Daten der Bewerber, die ich ablehnen muss?

Daten dürfen nur so lange gespeichert werden, wie dies erforderlich ist. Wird ein Bewerber abgelehnt, können die personenbezogenen Daten in Form der Bewerbungsunterlagen noch sieben Monate nach der Ablehnung gespeichert werden. In einer rechtskräftigen Entscheidung der Datenschutzbehörde wurde eine Speicherung für diesen Zeitraum als zulässig erachtet. Argument dafür ist die festgesetzte Frist von sechs Monaten ab Ablehnung der Bewerbung zur Geltendmachung von Ansprüchen wegen Diskriminierung zuzüglich eines Monats für den potenziellen Klageweg. Möchten Sie Bewerberdaten länger als diese sieben Monate speichern, müssen Sie dazu die Zustimmung des Bewerbers einholen.

Tipp:  Meldet sich einer der Bewerber rein zufällig genau sieben Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens, könnte es sich dabei um eine Falle handeln, um zu überprüfen, ob Sie die Daten bereits gelöscht haben. Bedenken Sie das.

3. Wie ist das mit der ­Informationspflicht?

Für die Verarbeitung von Daten des Bewerbers im Bewerbungsverfahren benötigen Sie üblicherweise keine gesonderte Einwilligung, jedoch müssen Sie den Bewerber über die dem Bewerbungsverfahren zugrunde liegende Datenverarbeitung informieren. Sie müssen ihm mitteilen, was Sie mit seinen Daten tun. Es besteht die sinnvolle Möglichkeit, bereits auf der Firmen-Website der Informationspflicht in der Datenschutzerklärung nachzukommen oder nach Einlangen der Bewerbung eine automatische Zusendung dieser Information durchzuführen. Auch im Zuge der Ablehnung oder der Einladung zu einem Gespräch kann die Datenschutzerklärung erfolgen. 

Tipp: Sie müssen bedenken, sobald Sie eine Bewerbung erhalten, beginnt die Verarbeitung der personenbezogenen Daten. Ab Erhalt der Bewerbung muss der Bewerber informiert sein, was mit seinen Daten passiert. Das kann man leicht vergessen. Darum ist es sinnvoll, wenn Sie der Informationspflicht auch im Jobinserat nachkommen.

4. Was kann mir passieren, wenn ich gegen die DSGVO verstoße?

Geldbußen für Verstöße gegen diese Verordnung sollen in jedem Einzelfall wirksam, verhältnismäßig und abschreckend sein. Bei bestimmten besonders schwerwiegenden Verstößen können Geldbußen theoretisch von bis zu 20 Mio. Euro oder im Fall eines Unternehmens von bis zu vier Prozent seines gesamten weltweit erzielten Jahresumsatzes des vorangegangenen Geschäftsjahres verhängt werden.

Tipp: Auch wenn Sie wahrscheinlich nie zu einer Strafe von 20 Millionen Euro verdonnert werden, nehmen Sie die DSGVO bei Bewerbungen nicht auf die leichte Schulter. Stellen Sie sicher, dass nicht jeder Mitarbeiter auf Bewerbungen zugreifen kann und behandeln sie diese vertraulich. Geldbußen sollen abschreckend sein. Also wehtun. Informieren Sie sich zu diesem Thema am besten bei der WKÖ oder Datenschutzorganisationen. 

Autor/in:
Christian Lanner
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