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Effizient und vorausschauend

01.04.2011

Kaufmännische Software ermöglicht dem Bauunternehmer von der Auftragsbestätigung bis zum Projektstart, bis zu Lieferscheinen und Rechnungen seine Kosten im Griff zu haben. Die Angebotspalette ist jedoch breit.

Programme für die wirtschaftliche und administrative Steuerung und Kontrolle eines Unternehmens gibt es viele. Umso schwieriger ist die Auswahl. Wie sich die einzelnen Lösungen unterscheiden, worauf es ankommt und was sich für wen am besten eignet, gilt es, individuell herauszufinden. Kaufmännische Software wird aktuellen Umfragen zufolge lediglich von etwas mehr als 40 Prozent aller kleinen und mittleren Unternehmen eingesetzt. Der Rest nutzt keine oder Office-Software für die Abwicklung von Aufträgen und die Steuerung unternehmerischer Prozesse. Doch Datenbanken, Text- und Tabellenkalkulationsprogramme eignen sich nur bedingt für die Verwaltung von Kunden, Fahrzeugen oder Baustellen und erst recht nicht für die effiziente Kontrolle von Kosten und Terminen oder den Soll-Ist-Vergleich. Ungeeignete Software ist zudem ein Risikofaktor, denn wenn es kalkulatorisch eng wird, kann es für ein Unternehmen schnell brenzlig werden. Damit das nicht passiert, sorgen kaufmännische Softwarelösungen für kleine und mittlere Unternehmen mit unter fünf bis über 50 Mitarbeitern dafür, dass administrativ alles rund läuft und wirtschaftlich nichts anbrennt.

Kaufmännische Software bezeichnet Werkzeuge, mit denen kaufmännische und verwaltende Prozesse – von der Ausschreibung und Kalkulation über die Angebotserstellung bis zur Abrechnung – effizient abgearbeitet und ausgewertet werden können. Während sich einige Lösungen auf die rein kaufmännischen Prozesse konzentrieren und damit einen Teilbereich sogenannter ERP-Lösungen (Enterprise Resource Planning) für die Planung und Kontrolle von Unternehmensressourcen abdecken, verstehen sich andere als ERP-Komplettlösungen, die teilweise auch benachbarte Bereiche wie das Dokumenten- (DMS) oder Kundenbeziehungsmanagement (CRM) beinhalten. Der Vorteil solcher vor allem für größere Unternehmen konzipierten Komplettsysteme: Einmal erfasste Daten lassen sich vielfältig nutzen – etwa für die Kontrolle von Produktionsabläufen, als Basis für betriebswirtschaftliche Entscheidungen oder für die Unternehmenssteuerung. In jedem Fall minimiert die Software den Zeitaufwand für administrative und kaufmännische Tätigkeiten, bietet eine schnelle Übersicht über wichtige Betriebsdaten, beschleunigt Routinearbeiten, vermeidet unnötige Tätigkeiten und potenzielle Fehlerquellen wie die Mehrfacherfassung von Daten, senkt Kosten für administrative Tätigkeiten und mehr. Zeit- und Kosteneinsparungen von bis zu 40 Prozent sind dadurch möglich.

Das Programm entscheidet
Welche Funktionen kaufmännische Software bietet, hängt vom jeweiligen Programmkonzept ab (s. o.). Da sie in der Regel modular aufgebaut ist, lassen sich individuelle Lösungen zuschneiden. Der Anwender muss nur die Programmmodule kaufen, die er auch tatsächlich benötigt. Ist später eine Funktionserweiterung fällig, werden einfach entsprechende Module hinzugekauft. Modularität kann aber auch ein Nachteil sein, wenn etwa wichtige Funktionen (z. B. bestimmte Schnittstellen) bei einem Komplettpaket bereits enthalten, bei einer modularen Lösung dagegen teuer hinzugekauft werden müssen. Zu den Standardfunktionen zählen die Stammdatenverwaltung von Kunden, Lieferanten, Mitarbeitern, Geräten und Material, die Auftragsabwicklung für die Erstellung und Verwaltung von Angeboten, Auftragsbestätigungen, Aufmaßen, Teil- und Schlussrechnungen etc. Von zentraler Bedeutung ist die Bau-Betriebssteuerung in der alle Informationen an zentraler Stelle zusammenlaufen, betriebswirtschaftliche Daten nach freien Selektionen ausgewertet und Kennzahlen ermittelt werden. Die Vor- und Nachkalkulation ermöglicht einen schnelleren Soll-Ist-Vergleich und macht das Kalkulieren von Angeboten sicherer.

Digitaler Austausch
Weitere wichtige Grundfunktionen sind die Zeiterfassung, eine Offene-Posten-Verwaltung, das Mahnwesen, diverse Schnittstellen wie ÖNorm, Datanorm, Datev, Gaeb oder Fibu für den digitalen Datenaustausch mit Kunden, Projektpartnern und Lieferanten oder mit dem jeweiligen im Büro eingesetzten Lohnprogramm. Hinzu kommen hoch- oder tiefbauspezifische Funktionen wie z. B. eine speziell auf diese Bereiche zugeschnittene Artikeldatenbank oder eine Fahrzeug-/Maschinenparkverwaltung. Optionale Zusatzfunktionen können eine mobile Zeiterfassung, das Dokumenten- (DMS) oder Kundenbeziehungs-Management (CRM) sein.

Vorsicht Fallen
Wichtig ist zunächst das Softwarekonzept: Handelt es sich um eine ausschließlich auf Bauunternehmen zugeschnittene Software oder um eine allgemeine kaufmännische Software mit einem bauspezifischen Aufsatz? Konzentriert der Hersteller seine Kapazitäten ausschließlich auf die Bedürfnisse von Hoch- und Tiefbauunternehmen, so kann das in Hinblick auf Materialkataloge, die Funktionstiefe, Anbindung an hoch-/tiefbauspezifische CAD-Software etc. vorteilhaft sein. Ist die Software erweiterbar und netzwerkfähig, können damit auch mehrere Mitarbeiter mit zuvor definierten Rechten mit den Projekt- und Betriebsdaten arbeiten. Bei den Adressdaten sollten Informationen wie Name, Adresse, Ansprechpartner, alle Kommunikationsdaten, Zahlungsbedingungen etc. erfasst werden, denn diese Daten bilden die Grundlage für die Erstellung von Angeboten, Rechnungen etc. Bei der Vorkalkulation sollte man auf einen Blick sehen, ob man mit dem Angebotspreis noch in der Verdienstzone liegt. Ferner sollte man auf Teilleistungen früherer, ähnlicher Angebote zurückgreifen können.

Die Artikelverwaltung sollte eine möglichst umfangreiche Datenbank mit hoch-/tiefbauspezifischen Artikeln enthalten, inklusive Kurztext, Langtext, Berechnungseinheit, Einkaufspreis, Rabatten, Zuschlägen etc. Für die Angebotserstellung sollten Massen/Mengen aus CAD-Programmen importierbar sein. Bei der Nachkalkulation sollten Positionen aus der Vorkalkulation automatisch übernommen und alle anfallenden Material-, Lohn- und sonstigen Kostenpositionen erfasst werden können. Im Idealfall sollten diese Daten automatisch aus einer digitalen Zeiterfassung bzw. dem Bestellwesen einfließen. Soll- und Ist-Kosten sollten übersichtlich miteinander verglichen werden können. Zunehmend wichtig wird auch eine Offene-Posten-Verwaltung, mit der unbezahlte oder teilweise bezahlte Rechnungen überwacht werden können. Überfällige Rechnungen sollten automatisch in das Mahnwesen übernommen werden, wobei standardisierte Mahnschreiben unter Berücksichtigung von Mahnstufen und Mahngebühren automatisch erstellt werden sollten.

Achtung Schnittstellen
Schnittstellen ermöglichen den schnellen und einfachen Datenaustausch mit Kunden, Lieferanten, Projektpartnern etc. Wichtige Schnittstellen sind die Finanzbuchhaltung (Fibu) und Lohnabrechnung (Datev). Für die Bereiche Artikelbestellung, Ausschreibung und CAD-Konstruktion sind die Datenaustauschformate ÖNorm, Datanorm und Gaeb relevant. Mit dem Softwarekauf geht man mit dem Anbieter eine längerfristige Beziehung ein, z. B. im Hinblick auf den Support, Software-Updates/Upgrades, Wartungsverträge etc. Deshalb sollte man sich auch diesen genauer anschauen: Seit wann ist er auf dem Markt? Wie viele Bauunternehmen setzten die Software bereits ein? Wie gut ist der Support? Sitzt ein Händler/Betreuer vor Ort, und wie kompetent ist dieser?

Vor dem Kauf sollte man neben den Investitionskosten für die Software (zwischen 500 und 5.000 Euro, je nach Programm und Ausbaustufe) auch an die Folgekosten denken: Was kosten Updates/Upgrades bzw. ein Software-Servicevertrag? Wie groß ist der Schulungsaufwand, und was kostet eine Schulung (in der Regel zwischen 250 und 500 Euro pro Tag und Person)? Nicht unterschätzen sollte man den zeitlichen Aufwand bei der Einführung. Kaufmännische Software muss, bevor sie effizient eingesetzt werden kann, an vorhandene Strukturen angepasst werden. Neben der Software-Einarbeitung ist die Einstiegsphase deshalb vor allem von einer individuellen Software-Anpassung an die Anforderungen des Unternehmens, der Eingabe von Stammdaten und einer Integration in vorhandene Unternehmensabläufe geprägt. Kalkulationen, Berichte oder Auswertungen müssen angepasst oder Arbeitsprozesse synchronisiert werden. Dabei sollte man übrigens auch die Chance wahrnehmen, eingefahrene Strukturen zu hinterfragen und gegebenenfalls zusammen mit dem Software-Händler, der in der Regel die Abläufe anderer Unternehmen kennt, zu optimieren.

Kaufmännische Software ist kein Plug and Play, weshalb dieser Prozess, inklusive einer eventuellen Übernahme von Altdaten bei einem Software-Umstieg, mehrere Wochen in Anspruch nehmen kann. Kaufmännische Software hilft Unternehmen, ihre individuellen Betriebs- und Produktionsabläufe zu rationalisieren und gehört zu dem wichtigsten Steuerungs- und Kontrollinstrument eines Unternehmens. Aber wie findet man angesichts der Vielzahl an Produkten und Herstellern die richtige Lösung für den eigenen Betrieb? Vor allem sollte man sich nicht von Programmfunktionen blenden und vom Kaufpreis leiten lassen. Der ohnehin meist viel zu große Funktionsumfang – Untersuchungen zufolge nutzen Anwender meist nur etwa 20 bis 30 Prozent davon – ist mittlerweile bei allen Anbietern ähnlich. Viel wichtiger ist, wie intuitiv die Funktionen bedient werden können. Auch sollte man nicht unüberlegt und unter Zeitdruck auswählen, sondern vorher elementare Fragen klären: Was will ich erreichen? Welche Bereiche im Unternehmen sollen rationalisiert werden? Was muss die Software sofort leisten, was kann später ergänzt werden? Ein Pflichtenheft leistet dabei gute Dienste: Erfüllt eine Software eines oder mehrere dieser Punkte nicht, ist sie aus dem Rennen. So lässt sich die Vielzahl der Lösungen eingrenzen. Bleiben danach zwei bis drei Produkte übrig, fällt es leichter, über eine Vorführung und anschließende Teststellung „die Richtige“ zu finden.

Dorian Kreicic

Autor/in:
Redaktion Bauzeitung
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