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Fit in die (neue) E-Vergabe

05.10.2018

„Ziel und Versprechen der E-Vergabe ist eine hohe Nach­vollziehbarkeit und ein Mehr an Transparenz und Sicherheit.“

Die fortschreitende Digitalisierung von Informationsflüssen hat Eingang in das öffentliche Beschaffungswesen gefunden. Konkret legt das Bundesvergabegesetz 2018 fest, dass für Vergaben im Oberschwellenbereich ab Oktober 2018 die Kommunikation elektronisch zu erfolgen hat (sogenannte „verpflichtende E-Vergabe“). Ziel und Versprechen ist im Besonderen eine hohe Nachvollziehbarkeit und ein Mehr an Transparenz und Sicherheit. Zwingende Voraussetzung für einen erfolgreichen Paradigmenwechsel in der Beschaffungsmethodik ist allerdings – neben einem scharfen Bewusstsein für digitalisierte Abläufe und der Kenntnis rechtlicher Rahmenbedingungen (z. B. im Bereich des Datenschutzes) – insbesondere ein sicherer Umgang der Unternehmer (zumindest) mit den größten elektronischen Vergabeplattformen (zum Beispiel Vemap,­ Ankö-BBG-Beschaffungsportal). Bei Angebotsabgabe sind insbesondere folgende elementare Punkte zu beachten:

  • Angebote müssen verschlüsselt mit einer qualifizierten elektronischen Signatur abge­geben werden. Unternehmer haben somit rechtzeitig dafür zu sorgen, dass sie über eine Möglichkeit zur Durchführung der qualifizierten elektronischen Signatur (z. B. Bürgerkarte und Kartenlesegerät oder Handysignatur) verfügen. Zudem ist die Durchführung einer Testsignatur bereits im Vorfeld der Angebotsabgabe ratsam.
  • Angebote „reisen auf Gefahr des Bieters“. Unternehmer müssen Angebote so rechtzeitig absenden (uploaden, signieren und verschlüsseln), dass diese auch fristgerecht auf dem Server des Auftraggebers geladen werden können. Achtung: Knapp vor Fristablauf ist die Funktionsfähigkeit der Vergabeplattformen unter Umständen eingeschränkt (Serverüberlastung). 
  • Fristauslösende Informationen des Auftraggebers (z. B. Anfragen zum Angebot) gelten als zugestellt, sobald sie abrufbar sind. Dies gilt auch dann, wenn der Unternehmer die Informationen aus (internen) technischen Gründen nicht abrufen kann. Die regelmäßige Wartung und Instandhaltung der eigenen IT-Landschaft samt Festlegung der Verantwortlichkeiten ist somit empfehlenswert.
Autor/in:
Stephan Heid

Heid Schiefer Rechtstanwälte

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