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Kostenfalle Fuhrpark

02.04.2010

Der Kostenfaktor Lkw schlägt sich bei Bauunternehmen massiv zu Buche. Flottenmanagementsysteme mit ausgeklügeltem GPS koordinieren Mitarbeiter und Fahrzeuge, optimieren Wege, Zeiten und Kosten.

Bauunternehmen mit mehreren Fahrzeugen kennen das Problem: Wenn es „brennt“ und wenn schnell reagiert werden muss, weiß man auf Anhieb nicht, wo sich Mitarbeiter und Fahrzeuge gerade befinden. Per Handy muss dann die Zentrale versuchen, von jedem Mitarbeiter die Position und den Bearbeitungsstand zu erfragen. Das ist für beide Seiten zeitraubend und ineffizient. GPS-basierende Systeme zur Ortung und Steuerung von Fahrzeugflotten beantworten in Sekundenschnelle Fragen wie „Wohin sind die einzelnen Mitarbeiter gefahren?“, „Wo befinden sie sich gerade?“ und „Wer ist voraussichtlich wann für den nächsten Auftrag frei?“. Das schafft Transparenz, spart Zeit, reduziert Betriebskosten und verbessert den Kundenservice.

Für das Management von Flotten gibt es unterschiedliche Lösungen: Da gibt es zunächst Standardsoftware wie Datenbank- oder Tabellenkalkulationsprogramme als Minimallösung. „Managen“ kann man damit jedoch nicht – schon gar nicht Mitarbeiter und Fahrzeuge koordinieren. Auf die Verwaltung von Fahrzeugflotten spezialisierte Softwarelösungen beinhalten zumindest die Fuhrparkverwaltung und das Controlling. Damit lassen sich Reparaturen, Wartungstermine, Verträge, Verbrauchsdaten, Betriebskosten etc. verwalten und auswerten sowie Soll/Ist-Vergleiche durchführen. Zu einer weiteren Kategorie gehören webbasierte Lösungen, die Leasinggeber für geleaste Fahrzeuge offerieren und ebenfalls Verwaltungs- und Kontrollfunktionen enthalten. Eine vierte Kategorie bilden GPS-basierende Programme, die zusätzlichen Nutzen bieten: Mithilfe des satellitengestützten Navigationssystems zur weltweiten Positionsbestimmung können für die Verwaltung und den Einsatz des Firmenfuhrparks zuständige Mitarbeiter zu jedem Zeitpunkt feststellen, wo sich die einzelnen Fahrzeuge gerade befinden und welches Fahrzeug dem neuen Einsatzort am nächsten ist.

Dazu wird in das Fahrzeug ein sogenannter GPS-Logger eingebaut. Diese mit einem GPS- und Mobilfunkmodul versehene Systemkomponente braucht keine externe Antenne und lässt sich problemlos ins Fahrzeug integrieren. Über die GPS-Fahrzeugortung werden im bestimmten Zeitintervall geografische Positions- und andere Fahrzeugdaten protokolliert und in Echtzeit per Mobilfunk an die Firmenzentrale übermittelt, wo sie von der Disponierungssoftware grafisch angezeigt werden. Eine Wegstreckenplanung optimiert Wege und Routen, womit Fahrzeiten und -kosten gesenkt werden können. Zwar werden die Systeme hauptsächlich in Firmen mit einem größeren Fahrzeugbestand (zehn Fahrzeuge und mehr), also bei Speditionen, Taxidiensten, Autovermietungen etc., eingesetzt. Aber auch kleine und mittlere Bauunternehmen, die selten über mehr als fünf oder zehn Fahrzeuge verfügen, profitieren davon.


Die in die Fahrzeuge einzubauenden Module haben teilweise nur die Größe einer Zigarettenschachtel. Achtung: Der Vor-Ort-Einbau und die Verkabelung sollten im Preis enthalten sein.

Flexible Routenplanung
Müssen mehrere Fahrzeuge koordiniert oder Routen flexibel geplant werden, sind Flottenmanagementsysteme mit integrierter Ortungs-, Kommunikations- und Navigationsfunktion ideal: Sie steuern und koordinieren mehrere Pkws oder Lkws von einer zentralen Stelle aus mit dem Ziel, den Einsatz der Fahrzeuge abzustimmen und mithilfe berechneter Routenvorschläge und Visualisierungen Wege, Zeiten und Kosten zu optimieren. Aufträge oder Nachrichten werden per mobile Kommunikationstechnik (GSM, GPRS, UMTS etc.) an den Fahrer übermittelt. Das Display des Eingabegerätes nutzt der Fahrer gleichzeitig für die Routenplanung und Navigation. Per Freisprecheinrichtung kann er bequem mit der Zentrale kommunizieren. Umgekehrt werden aktuelle Fahrzeug- oder Maschinendaten meist in Echtzeit an die Zentrale weitergeleitet: die aktuelle Position und Route, Fahr-, Stand- und Pausenzeiten, Auftragsstatus etc. Staus oder technische Probleme bedingte Verzögerungen bekommt der Disponent sofort mit, sodass er rechtzeitig reagieren kann. Die meisten der für Disponent und Fahrer lästigen Rückfragen entfallen, da alle Informationen aktuell am Bildschirm erscheinen.

Über Text- und Datenmasken werden Nachrichten und Aufträge zwischen Fahrzeug und Zentrale verschickt und auf einem Display im Fahrzeugcockpit bzw. am PC-Monitor im Büro angezeigt und bestätigt. Auswertungen er­möglichen die automatische Erstellung von Fahrtenbüchern und Reports wie Tages-, Wochen- oder Monatsberichten. Detaillierte Protokolle ermöglichen eine exakte Kostenstellenzuteilung, auf deren Grundlage präziser kalkuliert werden kann. Das elektronische Fahrtenbuch erübrigt das lästige, zeitintensive Übertragen handgeschriebener Fahrtenbücher oder Arbeitsberichte. Da die Position eines Fahrzeugs bis auf wenige Meter genau jederzeit online festgestellt werden kann, eignen sich GSP-basierende Lösungen auch als Diebstahlsicherung, weshalb einige Versicherungen ermäßigte Tarife für Fahrzeuge mit Ortungssystem offerieren. Darüber hinaus können Flottenmanagementsysteme das Fahrverhalten im Hinblick auf Höchstgeschwindigkeiten, Bremsverhalten und Leerlaufzeiten dokumentieren, was Treibstoffkosten und den CO2-Ausstoß reduzieren hilft. Im System integrierte Routenplaner und Navigationsgeräte können Strecken optimieren und den Fahrer ohne Umwege zum Ziel führen. Schätzungen zufolge können GPS-basierende Flottenmanagementsysteme den Zeit- und Kostenaufwand um bis zu zehn Prozent verringern.

Unkompliziert kommunizieren
Im Folgenden werden einige Flottenmanagementsysteme, die über eine GPS-Ortungs- und Navigationsfunktion verfügen, tabellarisch verglichen. Auf folgende Aspekte sollte man bei der Auswahl besonders achten:
Enthalten die Programmfunktionen eine Echtzeitortungs-, Kommunikations, Navigations- und Fahrtenbuch-Funktion? Nur wenn der Disponent alle Fahrzeuge kontinuierlich orten, mit den Fahrern unkompliziert kommunizieren kann und der Fahrer vom Navigationssystem ohne Umwege zum Kunden geführt wird, ist eine schnelle und flexible Reaktion auf Anfragen und Änderungen der Routenplanung möglich. Weitere sinnvolle Funktionen können ein integriertes Auftrags- oder Wartungsmanagement oder eine Personalzeiterfassung sein. Zu den (bau-)spezifisch sinnvollen Funktionen, insbesondere bei teueren Baustellen- und Spezialfahrzeugen, zählen der Diebstahlschutz, die Fernüberwachung oder die zentrale Abfrage von Fahrzeug- und Maschinendaten.


Wichtiger Bestandteil ist eine integrierte Kommunikationsfunktion.

Will man schnell auf Kundenanfragen reagieren und den Einsatz von Mitarbeitern und Fahrzeugen optimieren, ist eine Echtzeitanzeige der Position, Route, von Fahr- und Standzeiten sowie dem aktuellen Auftrags­status wichtig. Die zum System gehörende Auswertungssoftware sollte folgende Anforderungen erfüllen: die Erfassung von Mitarbeiterzeiten, die Planung von Routen sowie die Erstellung von Berichten (Fahrtkosten, Kilometer/Mitarbeiter, Fahrverhalten etc.) und die Übergabe von Daten an das Rechnungswesen.

Kauf oder Miete
Wichtig ist eine Controlling-Funktion, die Soll/Ist-Vergleiche anstellt und dem Fuhrparkverantwortlichen mit Grafiken, Schaubildern und Tabellen mit einem Blick anzeigt, ob alle Daten noch im „grünen Bereich“ liegen. Einige Lösungen verfügen über direkte Schnittstellen zu Branchenlösungen aus dem Bauhandwerkbereich. Die in die Fahrzeuge einzubauende Hardware sollte über ein LC-Display (evtl. als Touchscreen), eine Bluetooth-Freisprecheinrichtung sowie möglichst auch über eine die Fahrsicherheit unterstützende Sprachsteuerung verfügen. Welche Hardware (Smartphone, PDA oder spezielle Hardware) verwendet wird, ist von System zu System unterschiedlich. Achten sollte man bei den Gerätedaten auf Abmessungen, Gewicht und eventuelle Schutzklassen (Stoß- und Feuchtigkeitsschutz). Für die integrierte oder optionale Navigationsfunktion sind die Aktualität des Kartenmaterials und die Anzahl der Länder wichtig.

„Sein“ Paket finden
Auch der Serviceaspekt spielt eine Rolle: Ist der Einbau und die Verkabelung inklusive und erhält der Anwender bei Problemen über einen Telefon- und Online-Support Hilfe? Beim Preis für das System (für fünf Fahrzeuge) sollte man unbedingt schriftlich festhalten, welche Komponenten und Leistungen im Paket enthalten und welche gegebenenfalls zusätzlich erworben werden müssen. Auch auf die Betriebskosten des Systems sollte man achten: Außer den Kosten für die Mobilfunkverbindung sollten keine laufenden Kosten, keine Internetportalgebühren etc. anfallen. Ganz wichtig ist auch, ob das System an den Fuhrpark auch nachträglich angepasst werden kann. Beim Leasing stellt sich die Frage, ob das System nach Ablauf des Leasingvertrages vollständig in den Besitz des Kunden übergeht und welche zusätzlichen Kosten dabei entstehen.
Welche Lösung sich für wen eignet, hängt auch vom Fuhrparkkonzept und der Finanzierungsform ab (Kauf, Leasing, gemischt). Bei gekauften Fahrzeugen oder Spezialfahrzeugen sind von Software-Herstellern angebotene, unabhängige Flottenmanagementsysteme die einzige Alternative. Mittlerweile bietet der Markt eine Vielzahl von Lösungen.

Schnittstellen-Tauglichkeit
Wichtig im Hinblick auf einen durchgängigen „Workflow“ innerhalb des Unternehmens sind Schnittstellen respektive eine Verknüpfung mit vorhandener Branchensoftware. So sollten beispielsweise Adressdaten aus der Kundendatenverwaltung für die Navigation oder Routenplanung übernommen werden, andernfalls ist eine Mehrfacherfassung nötig. Damit können spielend einfach aktuelle Kundendaten mit bestehenden Informationen verknüpft werden. Im Idealfall können auch Bestellungen eingesehen werden bzw. mit der aktuellen Eingabe verglichen werden.

Effizienzsteigerungen möglich
Aber auch für die Mitarbeitereinteilung erweisen sich die Systeme als nützlich. Ist ein mobiles System für die Erfassung von Mitarbeiterzeiten vorhanden, sollten auch hier ein problemloser Datenabgleich bzw. eine -übernahme möglich sein. Bei der Auswahl sollte man sich Zeit lassen und elementare Fragen klären: Was erwarte ich? Was muss die Lösung sofort leisten, was kann später ergänzt werden? Ein Pflichtenheft leistet gute Dienste. Welche Lösung für welchen Betrieb und Fuhrpark die richtige Wahl ist, lässt sich nur individuell beantworten. Zu den Abhängigkeiten zählen das Flottenkonzept, die gewünschten Funktionen, aber auch die im Unternehmen bereits vorhandene Branchen- bzw. ERP-Software. Der untenstehende tabellarische Produktvergleich ermöglicht eine erste Vorauswahl.

Dorian Kreicic

Autor/in:
Redaktion Bauzeitung
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