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E-Rechnung – binärer Umweltaktionismus?

09.12.2014

Die Vorteile für Unternehmer sind schnell umrissen.

Papier, das Sie nicht mehr auf Reisen schicken, verbleibt bar im Börserl. Das Einsparpotential umfasst neben den gesparten Druck- und Portokosten auch das Einsparen von Arbeitszeit, wenn keine Briefe mehr auf altmodische Art manipuliert werden müssen. Allerdings muss der Empfänger einer elektronischen Übermittlung zustimmen, was auch stillschweigend durch tatsächliche Praxis erfolgen kann.

Seit 01.01.2013 ist die Erstellung einer elektronischen Rechnung auch ohne fortgeschrittene elektronische Signatur möglich. Somit sind eine E-Mail, ein E-Mail-Anhang, das Bereitstellen eines webdownloads und sogar eine SMS als Rechnung anerkannt, sofern sie die Formerfordernisse erfüllen.

Neben den bekannten Formerfordernissen einer Rechnung nach UStG müssen die Echtheit der Herkunft der Rechnung, die Unversehrtheit des Inhaltes und die Lesbarkeit garantiert sein. Zur Sicherstellung dieser Erfordernisse können Sie sich als Unternehmer verschiedener Verfahren bedienen.

Am einfachsten umzusetzen und ohne weiteren Investitionsaufwand ist das Definieren eines innerbetrieblichen Steuerungsverfahren. Hierbei handelt es sich um ein vom Unternehmer frei wählbares Verfahren zum Abgleich der Rechnung mit dem bestehenden Zahlungsanspruch anhand der tatsächlich erbrachten Leistung. Es empfiehlt sich einen simplen Aktenvermerk zu erstellen.

Sollten Sie zusätzlich zur elektronischen Rechnung auch eine in Print ausgeben, muss diese als Kopie bezeichnet sein, da sonst kraft Rechnungslegung auch für den vermeintlichen Klon Umsatzsteuer abzuführen ist.

Als Empfänger einer elektronischen Rechnung sind für den erfolgreichen Vorsteuerabzug ein paar Schritte notwendig. Nach Eingang der digitalen Rechnung muss diese mit den Begleitunterlagen (Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, usw.) abgeglichen werden. Wurde die Leistung bezogen und sind die erforderlichen Rechnungsmerkmale vollständig und inhaltlich richtig? Dann kann die Zahlung veranlasst werden – ein verlässlicher Prüfpfad liegt vor. Zu guter Letzt müssen Sie die Rechnung noch geeignet archivieren (Ausdrucken, auf CD brennen, Sicherheitskopie erstellen), denn auch für elektronische Rechnungen gilt die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren.

Der Siart Tipp

Auch wenn es vielleicht im ersten Moment wie eine reine Maßnahme zur Müllvermeidung klingt, mit elektronischen Rechnungen können Sie viel Geld und Zeit sparen. Nachdem ohnedies Rechnungen am PC erstellt werden, müssen diese nur mehr in ein geeignetes Format gebracht werden und können somit gleich per Mail als Anhang verschickt werden. Es muss nichts mehr gedruckt, geheftet, kopiert, gefaltet und in Kuverts gestopft werden – auch entfällt der tägliche Gang zum Briefkasten. Gerne beraten wir Sie, wie Sie den Umstieg in die digitale Welt am unkompliziertesten in Angriff nehmen.

Mag. Rudolf Siart,Wirtschaftsprüfer und Steuerberater in Wien,Siart + Team Treuhand GmbH

www.siart.at

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