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Digitale Transformation in Unternehmen: Innovation durch IT

28.07.2015

Canon sieht sich als Business Service Partner und stellt unter dem Motto „Be Exeptional“ Produkte,  Dienstleistungen und maßgeschneiderte Varianten zur Verfügung, die Synergien schaffen sollen. Das Ziel ist, den Dokumentenfluss der Kunden zu erleichtern und effizienter zu gestalten.

„Alle Unternehmensbereiche sind abhängig von der IT. Daher gehört es zu den Kernaufgaben der CIOs, die gesamte IT-Infrastruktur am Laufen zu halten“, erläuterte DI (FH) Haimo Lorenz, Customer & Channel Business Developer der Business Imaging Group bei Canon Austria. „Da die IT als Service Unit unterschiedliche Fachbereiche serviciert und verschiedene Kunden mit ebenso verschiedenen Anforderungen und Herausforderungen hat, muss die IT unterschiedliche Tools bereitstellen. Canon unterstützt daher CIOs und IT-Leiter bei der Konsolidierung und Optimierung der Prozesse sowie bei der Identifikation smarterer Arbeitspraktiken, sodass Kosten effektiv reduziert und dabei Budgets besser kontrolliert werden.“

Budgets kontrollieren und Kosten reduzieren

Die Dokumentenerstellung ist im Unternehmen ein großer Kostenfaktor. Dennoch ist vielen nicht bewusst, wie hoch der Aufwand tatsächlich ist. Mit dem Managed Print Service (MPS) übernimmt Canon die gesamte Druckinfrastruktur. MPS macht das Drucken einfacher und verbessert den Druckbetrieb nachhaltig, indem es etwa die Druckgewohnheiten der Kunden berücksichtigt. Dadurch steigen laut Canon Dokumentensicherheit, Nachhaltigkeit und die Produktivität.

Optimierungspotenzial in Personalabteilungen

Die Personalabteilung ist heute ein aktiv geführter Bereich, der zum Erfolg eines Unternehmens beiträgt. Die Ziele der Personalisten lauten dabei, die Kosten der personalrelevanten Prozesse zu senken, die Prozessqualität zu erhöhen, Durchlaufzeiten in der Personalabteilung zu verkürzen, prozessbezogene Innovationen zu steigern sowie termingerechte Personalarbeit anzustreben. Durch das Content-Management-System Therefore sind diese Ziele zu erreichen.

Mailroom-Lösungen

Digitale Poststellen, bei denen die Eingangspost nur noch elektronisch in Umlauf geht, sind die Zukunft. Durch Mailroom-Lösungen wie die Capture-Lösung Iris oder das Dokument-Management-System Therefore kann eine reibungslose Verarbeitung der Daten erreicht werden. Die Gründe sind hier: geringere Kosten, bessere Kontrolle der Poststelle, schnellere Bearbeitung, lückenlose Erfassung der Dokumente sowie die einfache Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.

Herausforderungen im Finanz- und Rechnungswesen

In vielen Unternehmen werden zurzeit die Finanzabteilungen strukturiert, so das Ergebnis der Robert-Half-Arbeitsmarktstudie aus 2014, für die insgesamt 200 CFOs befragt wurden. Bei der Neuordnung der Finanzabteilungen ist es für die CFOs  schwierig, die künftigen Zuständigkeiten der Mitarbeiter zu klären und die Abstimmung mit anderen Abteilungen zu regeln. Um diese Herausforderungen in den Griff zu bekommen, muss der Workflow optimiert und durchleuchtet werden. Gründe, die für die Fakturierungslösungen von Canon sprechen sind: Geringere Kosten:  Die Durchlaufzeiten werden verkürzt, Zinsen bei Zahlungsrückständen verringert und teure Streitigkeiten vermieden sowie die bessere Kontrolle: Ob schnellere  Verarbeitung oder mehr Transparenz – die Kunden haben Kontrolle über ihren Cashflow. Die Variante von Canon liefert die Informationen schnell und präzise. Desweiteren zählen das schnelle und intelligente Arbeiten: Die Zeiten für manuelle Eingaben werden verkürzt und die Qualität des Inputs verbessert. Durch mobile Zahlungsfreigaben und eine sofortige Statusanzeige der Rechnungen können sich die Kunden auf die Erschließung von Erlösquellen und ihren Kundendienst konzentrieren. Die Variante von Canon berücksichtigt die bestehenden Datenschutzrichtlinien: Genehmigungsstufen und Dokumentenrechte sind leicht zu regeln und die Abfrage von digitalen Rechnungen erfolgt unkompliziert.

Besser und effizienter kommunizieren

Canon befragte 150 Entscheider aus den Bereichen Marketing, Finanz und IT, um die Entwicklung von Strategien für das Customer Communication Management zu verstehen. Die Ergebnisse:

  • 81 Prozent sehen als wichtigstes Ziel die Kundenakquise.
  • 79 Prozent sind überzeugt, dass die Qualität von Target-Marketing nur durch ein tieferes Verständnis der Kundenanforderungen verbessert werden kann.
  • 70 Prozent meinen, die Verbesserung des Kundendatenmanagements sei ein zentraler Aspekt bei der Entwicklung von Customer Communication Management-Programmen.
  • 68 Prozent sagen, dass für die Kundenbindung der Kampf um dessen Gunst über mehrere Kanäle und Produktportfolios stattfindet.
  • 67 Prozent sehen die Notwendigkeit des Cross-Selling und Up-Selling an Bestandskunden.

Canon führt in seinem Portfolio Tools für die Umsetzung aufmerksamkeitsstarker, cross-medialen Marketing- und Kundenbindungsaktivitäten.

Distributionslogistik

Das Hauptziel der Distributionslogistik ist die Überführung der richtigen Güter zur richtigen Zeit an den richtigen Ort, zu möglichst geringen Kosten. Durch die digitale Variante für Lieferpapiere von Canon lassen sich Archivierungskosten senken, Vordrucke werden überflüssig und der ökologische Fußabdruck kleiner. Zudem verbessert sich die Transparenz des Lieferprozesses. Die Fähigkeit die Lieferzeiten und die Dauer der Fakturierung zu verkürzen, eröffnet Möglichkeiten die Produktivität und Effizienz im Unternehmen zu steigern. Durch ein digitales Archiv können alle Buchungen kontrolliert sowie der Zugriff auf die Daten verbessert werden.

Der Workflow wird mobil

Laut einer Befragung des Bundesverbandes der Informationswirtschaft, Telekommunikation und Medien (BITKOM) sehen die 1500 befragten Geschäftsführer und Personalleiter, dass der Büroarbeitsplatz mit Anwesenheitspflicht künftig an Bedeutung verlieren wird. Das Home Office dagegen wird in der Arbeitswelt wichtiger werden. Canon unterstützt diesen Trend zur Mobilität durch:

Mobilen Druck: Ob nun lokal gespeicherte Dokumente gesendet werden sollen oder Cloud-basierte Anwendungen zum Einsatz kommen, der Druck von internetfähigen Geräten aus ist möglich, ohne dabei die Sicherheit des Netzwerks in Frage zu stellen.

Mobiles Scannen: mobile und kompakte Scanner mit USB-Stromversorgung sind für die geeignet, die viel unterwegs sind, aber auch für das Home Office sowie kleine Büros.

Mobiler Zugriff auf Daten: Geschäftsleute nehmen entweder unterwegs Akten mit oder sie verlassen sich auf E-Mails mit angehängten Dokumenten und riskieren dabei den Verlust sicherer Daten. Durch das Dokumentenmanagement-System Therefore können Mitarbeiter auf Informationen zugreifen, ohne dabei einen Kompromiss bei der Sicherheit einzugehen. Therefore verwahrt die Informationen. Sogar offline können Daten geladen und sobald wieder eine Verbindung mit dem Server besteht, einfach synchronisiert werden.

Weitere Informationen unter: www.canon.at/business-bytes/

 

Autor/in:
Redaktion Elektrojournal
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