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Die richtige Kommunikation für den Fall des Falles.

Richtig kommunizieren in der Corona-Krise

16.03.2020

Was tun, wenn in Ihren Unternehmen Corona(-Verdachts-)Fälle auftreten? Mit dem Kommunikationsleitfaden der Krisenexperten der Kommunikationsagentur ikp sind Sie gut gerüstet.

Dringend zu klären/ vorzubereiten:

  • Krisenstab definieren (Verantwortliche plus Vertreter bestimmen: Geschäftsleitung, HR, Kommunikation, IT, Logistik, Produktion, Infrastruktur etc. – die Krise kann dauern, ebenso (externe) Experten samt Vertreter miteinbeziehen (Anwalt, Mediziner?) > Kontaktdaten beschaffen.
  • Interne Kommunikation: Informationsverantwortlichkeiten, den -ablauf (Informationsketten) und evtl. -zyklen definieren, Intranet, Handouts, Aushänge in der Produktion (mehrsprachig?). Generell gilt: intern vor extern informieren.
    • Interne Anweisung für die Belegschaft(en): Handeln im Verdachts-/Infektionsfall: Ruhe bewahren, (Verdachts-)Fall melden/1450 rufen, nach Hause/in Isolation begeben, Auskünfte nach extern nur gemäß der Sprachregelung
    • Hotline: (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen): An wen wenden sich die Mitarbeitenden bei Fragen?
  • Externe Kommunikation:
    • Sprecher des Unternehmesn: Wer gibt Auskunft bei Medienanfragen (eine Person pro Standort in Europa?) Wichtig: keine Mutmaßungen, keine emotionalen Ausbrüche, nur Fakten, Verweis auf spätere Auskunft aufgrund zu wenig Information ist ok.
    • Fragen und Antworten-Papier (Q & A) für Medienanfragen: W-Fragen: Wer-Wann-Was-Wo-Warum? Zum Beispiel: Was ist passiert/Stand, was wurde unternommen (Hygiene-/ Gesundheitsmaßnahmen)? etc. > Bereitstellung via Intranet in vollem Umfang nur an Auskunftgebende, in kürzerer Form evtl. an Mitarbeitende/auf Website
  • Sprachregelung für Mitarbeiter/Telefonzentrale bei Medienanfragen bzw. Anfragen von Kunden, Partnern, Mitarbeiter etc. An wen sollen sie bei externen Anfragen weiterverweisen?
  • Hotline extern: (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen)
  • Textbausteine: Prüfung und laufende Anpassung der ersten Textbausteine, Textbausteine ins Intranet und auf die Website stellen (Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen)
  • Medienbeobachtung inkl. Social Media: Verantwortlichen plus Vertreter bestimmen, Informationsweitergabe und -zyklen definieren

Sprachregelungen

  • Szenarien fertigdenken und entsprechende Sprachregelungen definieren (mit welchen Fragen ist hier zu rechnen?):
    • Infektions-/-verdachtsfall / Quarantäne
    • Abteilungs-/ Produktions-/Standortschließung
    • Unterbrechung von Lieferketten, Einschränkungen in der Produktion
    • Umsatzeinbrüche im Markt X etc.
       
  • Anpassung der Sprachregelungen an die verschiedenen Zielgruppen:
    • Mitarbeitende
    • andere Standorte
    • Kunden
    • Lieferanten
    • Anrainer etc.
       
  • Checkliste der zu Informierenden anlegen
    • Betriebsarzt, Land Vorarlberg, Familien der Mitarbeitenden (Daten vorhanden) usw.
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